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Al final de la sección de configuraciones, se encuentran las validaciones realizadas por el sistema EnlaceERP, divididas en dos secciones. La primera incluye validaciones específicas para cada empresa, mientras que la segunda abarca validaciones generales aplicables a todas las empresas, estas las veremos más abajo.
Para la primera sección, las validaciones son las siguientes:
Validar entrada de almacén para recibir factura: Al activar esta validación, el sistema impedirá la carga de facturas que no estén vinculadas a entradas de almacén. En caso contrario, permitirá cargar facturas incluso si estas no tienen sus entradas de almacén completas.
Permitir recibir XML con el mismo UUID: Al activar esta opción, el sistema restringirá la carga de facturas si el UUID del XML ya está registrado en Neodata®. En caso contrario, permitirá cargar la factura y generará la póliza con el UUID duplicado y sobrescribiendo el XML con el que posee el mismo UUID.
Permitir recibir facturas sin complementos de pago: Al activar esta validación, el sistema permitirá recibir facturas incluso si las que ya cuentan con pagos registrados no tienen su complemento de pago. En caso contrario no se permitirá cargar facturas a menos que todas las pólizas pagadas de tipo PPD tengan sus respectivos complementos de pago.
Recibir únicamente facturas de tipo PPD: Al activar esta opción, el sistema verificará que el método de pago de la factura sea PPD. Si no cumple con este requisito, no se permitirá cargar otro tipo de facturas a menos que desactive esta validación.
Ingresar pólizas a flujo en automático: Al habilitar esta opción, al cargar una factura el sistema asignará automáticamente el monto en Neodata®, lo que permitirá que la factura aparezca directamente en el flujo de autorización. De lo contrario, al subir la factura, será necesario ingresar a Neodata® y asignar manualmente el monto deseado para que la factura ingrese al flujo de autorización.
Grabar póliza con fecha de XML: Al habilitar esta opción, al cargar una factura, el sistema guardará la póliza utilizando la fecha contenida en el XML. Esto permite que la contabilidad se ajuste de acuerdo con la fecha exacta del documento. Además, esta configuración es adaptable según las necesidades de su empresa o la forma en que gestione su contabilidad, brindando flexibilidad para ajustarse a sus prácticas contables.
Permitir a los Proveedores Cambiar su Contraseña: Al habilitar esta opción, se activará una sección para que los proveedores puedan modificar su contraseña de forma autónoma. Esto les brinda la capacidad de gestionar su propia seguridad de acceso, facilitando el proceso de actualización de contraseñas según sea necesario.
Definir la Fecha de Inicio para la Visualización de las Pólizas: Esta opción permite seleccionar una fecha a partir de la cual se mostrarán las facturas, estimaciones y cheques en el sistema. Al establecer esta fecha, se limita la cantidad de datos visibles, mostrando solo la información relevante desde ese punto en adelante, lo que facilita la consulta y gestión de documentos recientes y evita la sobrecarga de datos innecesarios.
Permitir facturas parciales: Esta opción permite que no se valide solo el total de la factura, también valida con el total de los productos del pedido
Cantidad máxima a variar en facturas: En esta opción se ingresa la cantidad aceptable de diferencia en la factura, ya sea positiva o negativa.
Cuenta DEUDORA / Cuenta ACREEDORA: Deberá especificar las cuentas en las que se registrarán las cantidades diferenciales entre el pedido y la factura. Estas cantidades, ya sean positivas o negativas, se asignarán a la cuenta deudora o acreedora únicamente si la factura presenta alguna diferencia.
Las opciones para todas las empresas se encuentran debajo de las opciones para viviendas, estas son las opciones mencionadas anteriormente.
Para la segunda sección, las validaciones son las siguientes:
Las tres primeras opciones son los valores predeterminados que el administrador puede decidir modificar o dejar sin cambios según su preferencia.
Mostrar pólizas y estimaciones solo de propietario: Al activar esta opción, en el flujo de autorización se mostraran exclusivamente las facturas generadas por el usuario en Neodata®. De lo contrario se mostrarán todas las facturas en general.
Permitir recibir facturas sin validación ante el SAT: Al habilitar esta opción el sistema aceptará facturas sin que hayan sido previamente validadas por esta entidad. En caso contrario, las facturas pueden ser recibidas, pero requerirán validación ante el SAT antes de su aceptación.
Guardar Historial de Documentos de Proveedores: Esta opción permite conservar los documentos enviados por los proveedores en lugar de eliminarlos. De esta manera, se mantiene un historial completo de todos los documentos recibidos, facilitando el acceso y la revisión de información pasada cuando sea necesario.
Comprobación de mes contable contra fecha de servidor: Al activar esta opción, el sistema validará que el mes contable sea el mismo que el del servidor, para que no haya errores de mes contable que no coinciden.